Politike i procedure

Politike i procedure u poslovanju pomažu nam da standardiziramo poslovanje, učinimo poslovne procese jednostavnijima i radne zadatke razumljivijima za one koji ih izvode. Pojedine politike i procedure dužni smo uvesti zbog zakonske obveze kao što su to na primjer politike i procedure iz radnog prava, poreznog zakonodavstva, zaštite osobnih podataka, sigurnosti na radu, zaštite okoliša ili zaštite potrošača. Ovisno o veličini poduzeća i industriji zakonski okvir nalaže obvezu usvajanja različitih politika i procedura.

Međutim i mala poduzeća koja nemaju zakonsku obvezu uvođenja različitih politika i procedura, njihovom primjenom mogu iskoristiti brojne prednosti.

Uvođenje politika i procedura u poslovanje može donijeti niz prednosti za organizaciju. Kreiranje novih politika i procedura, naravno, zahtijeva određene napore i resurse, ali dugoročno može donijeti brojne koristi i poboljšati cjelokupno poslovanje poduzeća. U nastavku pronađite ključne prednosti:

✔ Jasnoća i dosljednost: politike i procedure pružaju jasne smjernice o tome kako se određeni poslovni procesi i aktivnosti trebaju provoditi. To osigurava dosljednost u radu unutar poduzeća i olakšava zaposlenicima razumijevanje njihovih zadataka, obveza, odgovornosti i prava.

✔ Povećana učinkovitost: primjena standarda može pomoći u optimizaciji poslovnih procesa, što dovodi do povećanja učinkovitosti i smanjenja gubitka vremena, resursa i novca.

✔ Smanjenje rizika i pogrešaka: kroz dobro osmišljene politike i postupke, poduzeće može smanjiti rizik od pogrešaka, kršenja zakona ili neetičkog ponašanja. Ovo je posebno važno jer se pogreške u malim i srednjim poduzećima, koja često imaju ograničene resurse, mogu odraziti na poslovanje.

✔ Pomoć u usklađivanju sa zakonima i propisima: politike i procedure osiguravaju da poduzeće postupa u skladu s relevantnim zakonima, propisima i industrijskim standardima. To može smanjiti pravne rizike i potencijalne kazne.

✔ Bolje upravljanje rizicima: uvođenje odgovarajućih politika i procedura pomaže u identifikaciji i upravljanju raznim rizicima s kojima se poduzeće suočava, uključujući operativne, financijske, sigurnosne i okolišne rizike.

✔ Olakšavanje obuke novih zaposlenika: kada postoje dobro definirane politike i postupci,

olakšava se obuka novih zaposlenika jer imaju jasne smjernice o tome kako obavljati svoje zadatke.

✔ Povećanje profesionalnosti i povjerenja: uvođenje politika i procedura može poboljšati percepciju poduzeća i stvoriti dojam profesionalnosti kod klijenata, dobavljača i ostalih dionika.

✔ Bolje upravljanje ljudskim resursima: politike i postupci olakšavaju upravljanje ljudskim resursima, uključujući ocjenjivanje zaposlenika, nagrađivanje, sankcioniranje i rješavanje potencijalnih sukoba.

✔ Lakše mjerljive performanse: uvođenjem politika i procedura moguće je postaviti mjerljive ciljeve i praćenje performansi kako bi se osiguralo postizanje željenih rezultata.

Uvođenje novih procedura i politika poslovanja može biti izazovno i za novoosnovano poduzeće i za ono koje već posluje dugi niz godina. U oba slučaja postoje određene prednosti i mane povezane s kontinuitetom poslovanja i iskustvom poduzeća.

U slučaju novoosnovanog poduzeća, prednosti su:

✔ Kreiranje politika i procedura od početka i njihova prilagodba vlastitom poslovanju i ciljevima,

✔ Zaposlenici nisu usvojili pogrešne prakse u radu, stoga nema otpora kod uvođenja standarda,

✔ Veća fleksibilnost i brzina u donošenju odluka i njihovoj implementaciji

Za poduzeće koje postoji i posluje već neko vrijeme postoje određene pozitivne i negativne razlike u odnosu na novoosnovano poduzeće:

✔ Ovo poduzeće ima više iskustva i često resursa za donošenje informiranih odluka o uvođenju standarda, politika i procedura u poslovanje.

✔ Može postojati otpor od strane zaposlenika koji su navikli na postojeći način rada koji je različit od propisanog.

✔Ukoliko su postojeći procesi i politike zastarjeli ili neefikasni, potrebno je analizirati i optimizirati poslovanje, što može dovesti do restrukturiranja poduzeća

U oba slučaja vrlo je bitno da se prije uvođenja politika i procedura izvrši sveobuhvatna analiza koja će pokazati koje poslovne prakse su pozitivne, a koje je potrebno mijenjati. U procesu uvođenja politika i procedura najbitnije je planiranje i komunikacija, odnosno uključivanje svih sudionika, odnosno zaposlenika. Jedino tako dogodit će se optimalna kombinacija novih ideja i postojećeg iskustva koja će rezultirati najboljim rezultatima. Odluka o uvođenju procedura i praksi ne treba biti motivirana kratkoročnim rezultatima već dugoročnim ciljevima poduzeća.